질문 : 

연구종료 후 3년간 보관 중 개인정보의 수집, 이용, 제공현황 항목에서 개인을 식별할 수 있는 개인정보나 녹음파일, 설문지 등이 포함되나요? 일단 개인정보를 수집하는 자료들은 3년간 보관하는 것이 맞는지요?

답변 :

연구 종료 후 3년 보관은 연구 수행 자료의 근거 및 결과에 대한 보관의무이기도 합니다. 

따라서 연구에 사용된 설문지나 동의서 등은 개인정보로서, 개인정보의 수집, 이용, 제공 현황은 반드시 종료 후 3년은 안전하게 보관하셔야 할 책무가 있습니다. 

그 후에 폐기하셔야 하며, 혹, 더 보관해야 할 필요가 있는 경우는 개인정보보호를 위해 기관위원회 심의를 받아야 합니다. 

다만, 녹음 파일은 경우에 따라 연구계획서에 녹취를 위해 수행 중 활용되나, 녹취록 작성 후 바로 폐기하겠다고 기재되어 승인되었다면, 이 경우 녹음파일은 연구자료나 결과라기 보다는 녹취록 작성을 위한 과정의 생성물이므로 녹취 후 폐기 및 기록이 적절합니다. 

이는 기관위원회에서 최종 승인된 계획서를 따르시는 것이 적절합니다.

또한, 연구윤리와 관련하여 관련부처나 기관위원회, 학회 등으로부터 연구에 대한 자료 원본이 요구될 수 있으므로 연구 관련 자료는 개인정보가 보호된 상태로 연구 종료 후 일정기간 동안 보관하시기 바랍니다.

출처 : 기관생명윤리위원회 정보포털